Оформление заказов туров в программе для турагентства ERP.travel

Форма заказа тура оптимизирована для удобства работы турагентов и для просмотра на планшетах. Форма разделена на общую верхнюю часть, центральную часть с закладками туристов, услуг и дополнительной информации, и нижнюю часть со стоимостной информацией по заказу.

При создании нового заказа заказчик автоматически становится первым туристом. Впоследствии можно выбрать любого другого туриста и, нажав соответствующую кнопку, сделать его заказчиком. Внесенное в шапке направление заказа и даты тура автоматически подставляются во все добавляемые услуги по заказу, ускоряя оформление заказа. Начните создание заказа с указания параметров заказа в шапке и продолжите, добавляя туристов и услуги.

Основным экраном для турагента в программе безусловно является заказ тура, поскольку именно в нем происходит большая часть работы менеджера. Поэтому этот экран постоянно менялся в разных версиях нашей программы и версия, представленная в текущем релизе, максимально упрощена для ускорения создания заказа.

В программе для турагентства ERP.travel согласно нашим замерам скорость создания заказа составляет всего 5 минут, включая заведение туристов и справочников услуг, печать договора и прием оплаты от клиента. Мы считаем это безусловным достижением, но при постоянной работе в программе и это время менеджер турагентства может сократить.

В данном видео ролике показан быстрый способ создания заказа в системе автоматизации турагентства ERP.travel и выполнение типичных операций при обслуживании клиентов. Общее время создания заказа 4 с половиной минуты.

1. форму рабочего стола и кнопку быстрого создания заказа.
2. Добавление туристов и заказчиков в заказ
3. Поиск и создание новых туристов
4. Заполнение данных заграничного паспорта туриста прямо в форме заказа
5. Добавление услуги размещения,
a. поиск отеля по первым буквам или через дерево географии
b. Выбор типа питания и типа номера в услуге размещения
c. Заполнение стоимости на всех туристов за период
d. Заполнение скидки туристу
e. Использование договора с поставщиком для автоматического расчета комиссии

Стоимость (цену брутто) также можно вводить «за день» или «за ночь», и в таком случае она будет умножена на количество дней или ночей между датой начала и окончания услуги. Также стоимость можно вводить за всех туристов заказа или за персону. Если выбран вариант «за персону», то стоимость вводится на закладке Туристы рядом с каждым туристом.

Также на закладке Туристы можно выбрать туристов, которые участвуют в данной услуге, или сменить возрастную категорию туриста. Например, если в данном отеле ребенок уже считается взрослым, менеджер турагентства может сменить его категорию на ADL, и тогда в договоре выйдет размещение как «2ADL» вместо «1ADL+1CHD».

Для упрощения работы в системе можно настроить курс валюты и валюту заказа тура по умолчанию. Давайте представим, что туристическая компания продает туры в Европу. В таком случае чаще всего потребуется установка валюты заказа тура в евро, а для пересчета евро в рубли в счетах агентствам потребуется установить курс ЦБ+2%. В результате настроек все заказы будут создаваться в евро, с возможностью изменения на другие валюты.

Управление статусом подтверждения услуг и заказа теперь также осуществляется только на форме заказа тура. Статус заказа тура -определяется как «подтвержден», когда все услуги по заказу подтверждены. Услуга считается подтвержденной, если у нее заполнена дата подтверждения на форме редактирования услуги.

Есть 3 способа подтверждения услуг:

• В форме Услуги есть отметка Подтверждение . Если поставить галочку «подтверждено», то появится поле дата подтверждения с текущей датой в качестве значения. Это и будет означать, что услуга подтверждена.

В заказе тура предусмотрено поле – округленная стоимость. Оно необходимо для формирования округленной стоимости тура без копеек или рублей, поскольку после пересчета по курсу всегда по туру остаются копейки. В рамках настроек вашего агентства можно выбрать порядок округления – до 5, 10, 50, 100 или даже 1000 рублей. При нажатии на кнопку «калькулятор» рядом с полем «Окр.стоимость» итого по заказу будет автоматически округляться до настроенного порядка, например до 50 рублей. Именно эта сумма пойдет в договор с клиентом.

На форме заказа тура отображается не только сумма итого в валюте заказа (рубли), но и итого в исходных валютах заказа. Причем отображается итого по всем валютам, участвующим в стоимости услуг.

При записи заказа тура, где у туристов просрочены на дату поездки загранпаспорта выдается соответствующие уведомления, что у туриста ФИО на дату начала поездки нет действующего загранпаспорта. При проверке учитываются и иностранные паспорта, и любые другие документы у которых в справочники типов документов стоит признак «выезд за границу».

Проверяется, что срок действия паспорта более чем дата окончания поездки + 6 месяцев. Количество месяцев настраивается и можно сделать меньше

Если в создаваемом заказе даты тура накладываются на день рождения туриста, выходит соответствующее сообщение при записи заказа «В период тура с 01.01.01 по 01.01.02 у туриста Иванов Иван Иванович день рождения 02.01.01». Напоминание позволяет предложить клиенту дополнительные услуги для празднования дня рождения. Сам факт, что  менеджер обращает внимание на такие детали, может повысить уровень профессионализма турагента и турагентства в целом в глазах клиента.

Турагентству постоянно приходится обрабатывать потоки документов от клиентов на визу и на оформление туров. Очень часто все это сохраняется по пакам на дисках или на рабочих столах и часто теряется. Когда клиент повторно приходит к Вам в офис, вы уже не можете найти его документы и заново сканируете и обрезаете фотографии и паспорта. В системе автоматизации турагентства ERP.travel предусмотрено вложение любых файлов к клиентам, к поставщикам, к заказам туров и договорам с поставщиками. Все и всегда будет у вас под рукой, и в то же время в безопасном и надежном хранилище.