Рассылки по email, а также отправка и получение электронной почты прямо в ERP.travel
Массовые рассылки клиентам по электронной почте
Используя систему автоматизации турагентства ERP.travel, можно выполнять массовые рассылки по электронной почте по клиентам. Для создания рассылки нужно перейти в пункт меню «Продажи»-«Маркетинг»-«Рассылки Клиентам», который по умолчанию доступен только для роли руководитель офиса или руководитель сети офисов.
В списке рассылок показываются ранее выполненные и запланированные рассылки.
Для создания новой рассылки необходимо нажать кнопку «Создать». Обратите внимание, что предварительно необходимо настроить почтовый ящик, об этом далее в описании обновления. В форме рассылки необходимо выбрать тип рассылки email (в следующем обновлении sms рассылка добавится) и заполнить остальные параметры письма:
- Тема рассылки, станет темой письма
- Текст рассылки. В нем возможно следующее
- Использовать форматирование текста жирным, цветом, вставлять рисунки.
- Вставлять поля «автоподстановки»: каждое письмо будет сформировано с индивидуальным текстом клиенту. Например, в письме будет написано Уважаемый Иван Иванович.
- Редактировать в формате html для тонкой настройки формата письма
- Имя отправителя
- Плановая дата отправки рассылки. Позволяет Вам заранее спланировать рассылки, и они автоматически уйдут в назначенное время.
- Учетная запись – это почтовый ящик, с которого будет выполнена отправка рассылки
Список получателей рассылки можно сформировать вручную, добавляя клиентов по одному или с помощью подбора. Для ручного формирования списка рассылки, выберите способ формирования рассылки «вручную» и добавьте клиента по одному. Вы можете выбирать как потенциальных клиентов и физические лица, так и юридические лица.
Для формирования рассылки с помощью поиска/подбора клиентов выберите способ формирования списка «Отбор». В открывшемся списке отборов сотрудник турагентства может подобрать получателей рассылки по таким параметрам как
- Подразделение – офис, к которому привязан клиент, Это актуально для рассылок по одному офису с контактами одного офиса.
- День рождения. Осуществляется без учета года, также можно выбрать, например, следующий месяц и будут отобраны все клиенты с датой рождения следующей за датой рассылки.
- Участвует в рассылке – отбор с учетом признака участия в рассылке для клиента
- Тип объекта, если заполнен, то отбирает только потенциальных клиентов, или только физические лица, или только юридические лица.
- Возраст, отбор с учетом возраста клиента
- Пол, позволяет сформировать рассылку только по мужчинам или только по женщинам. Вкупе с автоматическим определением пола по имени клиента, это действительно будет работать.
- Количество заказов, позволяет отобрать вип клиентов, ездивших, например, три и более раз от турагентства
- Направление, позволяет отобрать клиентов, которые ездили в определенную страну, направление, или даже отель, и сформировать персональную для них рассылку.
- Долг клиента, позволяет сформировать регулярные рассылки с напоминанием оплаты задолженности клиента.
Для отбора по параметру поставьте галочку слева от него и заполните критерий отбора.
Получившийся список клиентов можно просмотреть, нажав кнопку «просмотр получателей». Важно, что отбор формирует список получателей рассылки на момент отправки, таким образом, например, запланировав рассылку с поздравлением днем рождения в январе с плановой датой отправки в декабре, можно быть уверенными, что в рассылку попадут клиенты, добавленные в базу уже после формирования самой рассылки. Это позволяет спланировать рассылки на год вперед и далее просто следить за результатами.
Также можно осуществить пробную отправку рассылки, нажав на кнопку отправить пробное письмо.
Создание и отправка сообщения по электронной почте из программы
На основании любого документа в программе можно создать email. Например, вы можете прямо из заказа отправить письмо клиенту. Для этого в карточке заказа необходимо нажать команду «Создать на основании» - «Email».
В открывшейся форме сообщения сразу подставится заказчик тура и его электронная почта. Менеджеру турагентства достаточно заполнить поле тема, текст письма и нажать отправить сообщение. Если бы менеджер захотел отправить письмо клиенту, из другой программы то потребовалось бы сначала открыть карточку контрагента, скопировать email и вставить его в почтовую программу, а потом только отправить письмо. Интеграция CRM системы для турагентства ERP.travel c email позволяет выполнять работу с клиентом быстрее и эффективнее, поскольку вся история переписки сохраняется в программе и доступна руководителю или другим менеджерам.
Получение электронной почты прямо в программе
CRM модуль в программе для турагентства ERP.travel, позволяет не только отправлять email прямо из программы, сотрудники могут и получать почту прямо в программе. Теперь турагентство может прямо в системе вести переписку с клиентами.
Для получения электронной почты необходимо сначала настроить учетную запись email сотруднику, а затем перейти в меню «Органайзер» - «Email» и нажать «Получить почту».
Также электронная почта получается автоматически каждый 15 минут и отображается в списке задач менеджера на рабочем столе, или в меню программы «Органайзер» - «Email».
Входящие письма автоматически подвязываются к клиентам, которые уже заведены в систему. Если письмо отправлено с вложениями они автоматически прикрепляются как приложенные файлы к письму.
Чтобы ответить на письмо необходимо во входящем письме нажать «Создать на основании»- «Email». Автоматически сформируется новое письмо, как если бы Вы в почтовой программе нажали ответить.
Отображение рассылок и писем клиенту в истории взаимодействия с клиентом
Очень часто, когда менеджер турагентства заболевает или просто отсутствует в офисе, просто невозможно понять текущие договоренности с тем или иным клиентом и приходится либо просить клиента прийти позднее, когда менеджер появится в офисе, либо названивать менеджеру клиента по телефону.
В программе автоматизации турагентства ERP.travel вся история переписки с клиентом сохраняется прямо в программе. Все отправленные рассылки отображаются в Карточке клиента в меню «История работы с клиентом» среди прочих документов клиента. Это позволяет наглядно представить, сколько рассылок и других писем клиент получил, и после каких из них оформил тур.
Также все отправленные письма отображаются в левом меню «Сообщения» в карточке рассылки.
Настройка учетных записей для отправки и получения email
Для настройки электронной почты необходимо перейти в карточку сотрудника в меню «Справочники» - «Пользователи». Сотрудники турагентства могут самостоятельно настроить себе электронную почту. Для этого необходимо открыть свою карточку и перейти на закладку «Электронная почта». Необходимо выбрать поставщика услуг электронной почты, например mail.ru (rambler.ru, yandex.ru) и указать имя пользователя и пароль к почте. Пароль необходимо указать дважды правильно. В поле Email необходимо ввести собственно название почтового ящика.
После заполнения всех параметров, для проверки, можно нажать кнопку «Проверить учетную запись» и выполнится проверка правильности введенных реквизитов.
Также выполнить настройку более подробно электронной почты можно в меню "Справочники" - "Учетные записи электронной почты".
Здесь можно более детально настроить нестандартные сервера и порты для Ваших собственных доментов электронной почты. Для настройки почты на собственных доменах (yourcompany.ru) необходимо отправить на почту support@erp.travel параметры Вашего почтового сервера, чтобы администраторы внесли их в систему.
